0. Начать следует с того, что программы управления многими сканерами допускают настройку качества и размера выходного файла, а также его формат.
В 99,99% случаев Вам будет достаточно формата JPG , размера 1200*1600 , DPI = 300,  в остальных случаях: 2400 * 3200, соответствующих размеру листа А4
Но, если настроить в сканере не удалось, то именно руководство, изложенное ниже, поможет нам всё решить.

1. Итак, мы имеем файл, отсканированный со страницы А4.
Мы поставили формат TIFF (или наш не очень новый сканер отказывается сохранять файлы в других форматах, или сам сбрасывает каждый раз наши настройки, или быстро работает, только сохраняя именно в TIFF) - со всеми перечисленными случаями я сталкивался и все они победимы.
Полученный файл имеет жуткий вес 26 мегабайт.


2. Открываем его в программе IrfanView.
Я рекомендую эту программу, потому что пользуюсь именно ей для просмотра изображений уже более 12 лет. Она бесплатна для некоммерческого использования и поддерживает множество удобных плагинов. Скачивать её лучше всего с официального сайта.


3. Выбираем "сохранить как":


4. и выбираем формат - JPG



5. Выставляем качество файла 85% - в большинстве случаев этого более, чем достаточно, а этот показатель весьма сильно влияет на итоговый размер файла


6. Нажимаем "сохранить". И вот наш файл - о чудо! - "весит" уже менее 1,5 мегабайт!


7. На этом можно и остановиться, но если файл, который мы отправляем, будут только смотреть на мониторе, не распечатывая, или распечатывать без необходимости сохранить высокое качество, мы можем ещё уменьшить файл. Понадобится минута.

Мы нажимаем сочетание клавиш Ctrl + R   или выбираем в меню "изменить размер изображения":


и уменьшаем размер изображения:


После чего "вес" файла стал совсем небольшим, по сравнению с начальным, менее 1 мегабайта


На этом можно остановиться окончательно.

Добавлю, что в зависимости от целей, размер и вес файла можно изменять в очень значительном диапазоне.
Экспериментируйте!